Huishoudelijk Reglement Buurtbusvereniging Vechtstreek

Onder verwijzing naar artikel 19 van de Statuten, is het volgende Huishoudelijk Reglement voor Buurtbusvereniging Vechtstreek opgesteld.

Artikel 1 Vergaderingen

De algemene (leden)vergadering vindt minimaal éénmaal per jaar plaats. Deze vindt plaats vóór 1 juli van het jaar.

Tijdens deze algemene ledenvergadering treden, indien het rooster dit aangeeft, één of meerdere bestuursleden af. Deze zijn echter direct herkiesbaar (zie voor kandidaatstelling Artikel 2 van dit Reglement);
Het bestuur dient tijdens de algemene vergadering een Jaarverslag en een Financieel overzicht van de afgelopen kalenderperiode aan de jaarvergadering ter goedkeuring voor te leggen. Deze verslagen worden minimaal 2 weken vóór de vergadering aan de leden ter bestudering toegezonden;

De algemene ledenvergadering wijst jaarlijks uit haar midden twee leden aan die de kascommissie voor het volgend jaar vormen. Deze leden blijven in principe twee jaar in functie, zodanig dat er jaarlijks tijdens de ALV één nieuw lid wordt gekozen en een oud lid terug treedt.
De algemene bestuursvergadering vindt tenminste éénmaal per kwartaal plaats.
De dagelijks bestuursvergadering vindt plaats zo vaak als het dagelijks bestuur dit noodzakelijk acht, doch in ieder geval voorafgaand aan en ter voorbereiding van de algemene bestuursvergadering.
Vergaderingen worden bijeengeroepen per e-mail met agenda en eventuele bijlagen, waaronder het verslag van de vorige vergadering. Als een lid niet beschikt over e-mail, geschiedt de oproeping aan hem/haar per post. Stukken liggen één week voorafgaand aan de vergadering ter inzage bij de secretaris en tijdens de vergadering.

Artikel 2 Bestuur kandidaten

Naast een voordracht door het bestuur kunnen leden zich kandidaat stellen voor een bestuursfunctie door middel van een schriftelijke bereidverklaring voorzien van de steun van minimaal 3 leden, door middel van hun handtekening.
De kandidaatstelling dient minimaal 2 dagen voor de algemene ledenvergadering bij de secretaris te worden ingediend.
Alvorens een bestuurslid benoemd kan worden, dient er een geldige VOG verklaring voor hem/haar te worden afgegeven.

Artikel 3 Dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur wordt gevormd door de voorzitter, de secretaris en de penningmeester.

Artikel 4 Jaarbegroting

Voorafgaand aan het kalenderjaar wordt door het dagelijks bestuur een jaarbegroting voor het komende jaar opgesteld.

Artikel 5 Chauffeurs

Ieder lid dat optreedt als chauffeur van de buurtbus, dient minstens 2 jaar in het bezit te zijn van een geldig rijbewijs B, alsmede van een geldige geneeskundige verklaring.
Hij/zij draagt zorg voor de nakoming van de instructies welke door de Buurtbusvereniging, dan wel het vervoersbedrijf zijn gegeven een en ander vastgelegd in het Handboek chauffeur.
De chauffeur is zelf verantwoordelijk voor de door hem of haar gepleegde overtredingen en de daaraan verbonden sancties. Snelheidsovertredingen tot een maximum van 9 km boven de toegestane snelheid worden per chauffeur éénmaal per kalenderjaar gedragen door de Buurtbusvereniging.
Met betrekking tot verkeersongevallen staan er aanwijzingen in het Handboek Chauffeur Buurtbus 522, waarvan er een exemplaar in de bus aanwezig is.
Tevens liggen in de bus in te vullen euro-schadeformulieren (dashboardkastje). Het formulier dient zowel door de betrokken chauffeur als de tegen partij in gevuld en ondertekend te worden
De minimumleeftijd om als chauffeur ingezet kan worden bedraagt 18 jaar. Er is géén maximumleeftijd. Vanaf de leeftijd van 75 jaar dient de vrijwilliger zich om de 2 jaar medisch te laten keuren en wordt er jaarlijks een rijvaardigheidskeuring afgenomen door een door de Vervoersbedrijf gemandateerde deskundige.

Artikel 6 Overige vrijwilligers

Naast het besturen van de buurtbus zijn er een aantal andere taken die door vrijwilligers worden uitgevoerd.
De belangrijkste taken zijn:

Planner voor de buurtbus bemensing;
Rijinstructeur voor de buurtbus;
Technisch coördinator voor kleine technische mankementen aan de buurtbus;
Bestuurstaken voor de Buurtbusvereniging Vechtstreek;
Vrijwilliger die zich bezig houdt met de PR van de Buurtbusvereniging;
Lid van de Kascommissie;
Lid van de Feestcommissie (steeds wisselende vrijwilligers;
Eventueel een onbezoldigd Webmaster t.b.v. de website van de vereniging.

Voor hen gelden dezelfde rechten en plichten als voor de chauffeurs, met uitzondering van de verplichting van het hebben van een rijbewijs B en de geneeskundige verklaring.

Artikel 7 Nieuwe vrijwilligers

Een kandidaat-chauffeur meldt zich bij Keolis als geïnteresseerde voor een functie bij de Buurtbusvereniging. Hij/zij vult hiertoe een inschrijfformulier in en levert dit in.
Keolis stuurt de aanvraag door aan het secretariaat van de Buurtbusvereniging, waarna een van de instructeurs contact opneemt met de kandidaat-chauffeur.
Hij/zij doet een rijtest bij de door het bestuur gemandateerde deskundige (de instructeur), waarna het dagelijks bestuur beslist over hun toelating.
Hij/zij wordt op kosten van het vervoersbedrijf medisch gekeurd door een arts, ter verkrijging van een verplichte geneeskundige verklaring.
Indien de kandidaat-chauffeur geaccepteerd wordt als lid, dient hij de Vrijwilligersovereenkomst te tekenen. De Vrijwilligersovereenkomsten worden door de secretaris van de vereniging in een beveiligde omgeving bewaard.
Hij/zij verkrijgt via de webmaster toegang tot het interne deel van de website van de BBV Vechtstreek.

Artikel 8 Kostenvergoeding

De leden ontvangen voor de verrichte werkzaamheden géén beloning, in welke vorm dan ook.
Kosten gemaakt voor de vereniging worden volgens onderstaande regels vergoed.

Reiskosten worden door Keolis vergoed volgens een door hen opgesteld protocol. De hoogte van de reiskosten wordt door Keolis bepaald. Reiskosten worden gedeclareerd op een onkostenformulier van Keolis en zonder tussenkomst van de Buurtbusvereniging, naar de coördinator van Keolis via mail verzonden.
Overige kosten ten behoeve van de vereniging gemaakt, worden op basis van declaratie vergoed na voorafgaand overleg met het dagelijks bestuur.
Declaratieformulieren worden ingediend bij de penningmeester.

De Buurtbusvereniging Vechtstreek wil de vrijwilligers voorts als volgt tegemoet komen:

Gratis koffie en thee tijdens de vrijwilligersactiviteit;
Investering in scholing die gerelateerd is aan de buurtbusactiviteit, zoals EHBO, verkeersveiligheid, et cetera.
Wanneer een vrijwilliger een vijfjarig jubileum bij de Buurtbusvereniging viert (5, 10, 15, …) krijgt hij/zij een attentie uitgereikt tijdens de jaarvergadering. Jaren die de vrijwilliger vóór de oprichting van de vereniging voor de Buurtbus heeft gewerkt tellen bij het bepalen van het jubileumdatum mee. Bij de oprichtingsvergadering zullen de vrijwilligers die op grond van het laatste een jubileum hebben, een attentie ontvangen (Buurtbus 522 rijdt namelijk al vanaf 2017).

Artikel 9 Vrijwilligersbijeenkomst

Voor de vrijwilligers wordt jaarlijks een feestelijke bijeenkomst georganiseerd, als blijk van waardering voor hun inzet.
Deze bijeenkomst wordt voorbereid door een feestcommissie bestaande uit één bestuurslid en tenminste twee leden.
Het plan wordt voorgelegd aan het bestuur en dient te passen in de door het bestuur te stellen (financiële) kaders.

Artikel 10 Sponsoring

Voor reclame op of in de buurtbus bestaat een jaarlijkse minimum-bijdrage. Deze wordt door het bestuur jaarlijks opnieuw vastgesteld.
Bij meerdere aanmeldingen beslist het bestuur over de volgorde van toewijzing.
Over overige sponsoractiviteiten beslist het bestuur.

Artikel 11 Publiciteit

De voorzitter of diens plaatsvervanger treedt als enige op naar buiten als woordvoerder namens de vereniging.

Artikel 12 Slotbepalingen

Bij twijfel over de uitleg van dit reglement en in gevallen waarin dit reglement niet voorziet,
beslist het algemeen bestuur.

Dit reglement is vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering van 30 mei 2022 en treedt

direct in werking.

Loenen aan de Vecht, 30 mei 2022

J.T Schrijvers C.J.M Kuiper

voorzitter secretaris